E-Mail Aktionen
Im Bereich Aktionen findest du eine Übersicht aller systeminternen Ereignisse, bei denen OpenVLE automatisch E-Mails versenden kann.
Jede Aktion repräsentiert ein konkretes Ereignis im System – etwa das Erstellen einer virtuellen Maschine, den Start einer Veranstaltung oder das Beenden einer Veranstaltung.
Durch die Zuordnung einer E-Mail-Vorlage zu einer Aktion wird festgelegt, welche Nachricht in diesem Fall versendet wird.
Wenn einer Aktion keine E-Mail-Vorlage zugewiesen ist, wird beim Auftreten dieser Aktion keine E-Mail verschickt.
Wo finde ich den Bereich?
Über das Hauptmenü: E-Mails → Aktionen
Alternativ erreichbar über: Über die E-Mail-Vorlagen verlinkt
Funktionen im Überblick
- Anzeige aller im System vorhandenen E-Mail-Aktionen
- Zuordnung oder Änderung der verwendeten E-Mail-Vorlage pro Aktion
- Schnelle Übersicht, welche Aktionen aktuell E-Mails versenden
- Bearbeitung der zugewiesenen Vorlagen direkt über die Aktionsansicht
Wichtige Felder im Überblick
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
Beschreibung | Kurze Beschreibung oder Versionsangabe der Aktion, beinhaltet die erlaubten E-Mail Variablen. |
Name | Anzeigename der Aktion in der Oberfläche. Beschreibt, wann die Aktion ausgelöst wird, z. B. „Veranstaltung wird bereitgestellt“. |
Slug | Interner Name der Aktion, z. B. „events_post_deployment_success“. Wird systemseitig verwendet. |
Aktuell vorhandene E-Mail-Aktionen
Folgende Aktionen innerhalb von OpenVLE lösen momentan automatische E-Mails aus.
Veranstaltungen
| Name | Slug | Beschreibung |
|---|---|---|
| Veranstaltung erfolgreich bereitgestellt | events_post_deployment_success | Benachrichtigt alle Teilnehmenden (Lehrende und Studierende), dass die Veranstaltung erfolgreich bereitgestellt wurde und nun verfügbar ist. |
| Veranstaltung konnte nicht archiviert werden | events_post_decommission_failed | Informiert die Veranstaltungs-Admins, dass die Archivierung der Veranstaltung fehlgeschlagen ist und manuelle Maßnahmen erforderlich sein könnten. |
| Veranstaltung konnte nicht bereitgestellt werden | events_post_deployment_failed | Benachrichtigt die Veranstaltungs-Admins, dass die Bereitstellung der Veranstaltung fehlgeschlagen ist. Enthält ggf. technische Details oder Hinweise zur Fehlerbehebung. |
| Veranstaltung wird archiviert | events_decommission_started | Informiert alle Teilnehmenden (Lehrende und Studierende), dass die Veranstaltung derzeit archiviert wird und nicht mehr zugänglich sein wird. |
| Veranstaltung wird bald beginnen | events_pre_start | Sendet eine Erinnerung an alle Teilnehmenden (Lehrende und Studierende), dass die Veranstaltung in Kürze startet. Enthält ggf. Zugangsdaten oder organisatorische Hinweise. |
| Veranstaltung wird bereitgestellt | events_deployment_started | Informiert die Veranstaltungs-Admins, dass die Bereitstellung der Veranstaltung begonnen hat. Dient zur Statusverfolgung der Bereitstellung. |
| Veranstaltung wird demnächst archiviert (Lehrende) | events_pre_end_admin | Benachrichtigt nur die Lehrenden, dass die Veranstaltung demnächst archiviert wird, mit der Möglichkeit, vorab noch letzte Änderungen oder Downloads vorzunehmen. |
| Veranstaltung wird demnächst archiviert (Studierende) | events_pre_end_student | Informiert nur die Studierenden, dass die Veranstaltung bald archiviert wird und Material oder Ergebnisse vorher gesichert werden sollten. |
| Veranstaltung wurde erfolgreich archiviert | events_post_decommission_success | Bestätigt den Veranstaltungs-Admins, dass die Archivierung erfolgreich abgeschlossen wurde. |
| Veranstaltung wurde gelöscht | events_delete | Benachrichtigt die Veranstaltungs-Admins, dass die Veranstaltung vollständig gelöscht wurde. Enthält ggf. Bestätigungs- oder Log-Informationen. |
Virtuelle Maschinen
| Name | Slug | Beschreibung |
|---|---|---|
| VirtualMachine konnte nicht bereitgestellt werden | vm_create_failed | Informiert, dass eine virtuelle Maschine während der Bereitstellung nicht erstellt werden konnte. Enthält technische Fehlerdetails. |
| VirtualMachine konnte nicht gelöscht werden | vm_delete_failed | Benachrichtigt dass das Löschen einer virtuellen Maschine fehlgeschlagen ist. Ggf. mit Hinweisen zur manuellen Bereinigung. |
| VirtualMachine wird gelöscht | vm_delete_started | Sendet eine Statusmeldung, dass der Löschvorgang einer virtuellen Maschine gestartet wurde. |
| VirtualMachine wurde erfolgreich bereitgestellt | vm_create_success | Benachrichtigt, dass die virtuelle Maschine erfolgreich erstellt und einsatzbereit ist. |
Zuweisen einer E-Mail-Vorlage
- Öffne im Hauptmenü den Bereich E-Mails → Aktionen.
- Suche in der Liste nach der gewünschten Aktion.
- Öffne die Aktion.
- Wechsle in den Tab E-Mail-Vorlagen und klicke auf Zuweisen.
- Suche die gewünschte E-Mail-Vorlage und wähle diese aus.
- Speichere die Zuweisung.
Wenn einer Aktion eine E-Mail-Vorlage zugewiesen ist, wird dies in der Detailansicht der E-Mail-Vorlage oben rechts durch ein grünes Symbol angezeigt.
Entfernen einer E-Mail-Vorlage
- Öffne im Hauptmenü den Bereich E-Mails → Aktionen.
- Suche in der Liste nach der gewünschten Aktion.
- Öffne die Aktion.
- Wechsle in den Tab E-Mail-Vorlagen.
- Klicke bei der zu entfernenden E-Mail-Vorlage auf Entfernen, oder öffne das Kontextmenü und wähle Entfernen.
- Bestätige den Vorgang im angezeigten Dialog.
Wenn einer Aktion keine E-Mail-Vorlage zugewiesen ist, wird dies in der Detailansicht der E-Mail-Vorlage oben rechts durch ein rotes Symbol angezeigt.
Beispiel oder Anwendungsfall
Nach der Erstellung einer neuen virtuellen Maschine soll automatisch eine E-Mail versendet werden. Öffne im Bereich E-Mails → Aktionen die Aktion „VirtualMachine wurde erfolgreich bereitgestellt“ und weise ihr die Vorlage „VirtualMachine wurde erfolgreich bereitgestellt“ zu. Ab sofort wird beim Erstellen einer neuen virtuellen Maschine automatisch diese E-Mail versendet.
Hinweise / Besonderheiten
- Aktionen werden systemseitig vorgegeben und können nicht manuell erstellt oder gelöscht werden.
- Wird einer Aktion keine Vorlage zugewiesen, findet kein E-Mail-Versand statt.
- Änderungen an der zugewiesenen Vorlage wirken sich sofort auf zukünftige Ereignisse aus.
- Aktionen sind in der Regel nach Bereichen gruppiert (z. B. Benutzer, Umgebungen, Veranstaltungen, System).
- Manche Aktionen sind rein intern und dienen der Protokollierung, ohne Versandfunktion.
Beziehungen zu anderen Objekten
Viele Objekte in OpenVLE stehen in Beziehung zu anderen Elementen innerhalb des Systems. Die folgende Übersicht zeigt, welche Verknüpfungen bestehen und ob diese bestimmte Automatisierungen auslösen.
| Objekt | Beschreibung | Automatisches Verhalten |
|---|---|---|
| E-Mail-Vorlagen | Einer Aktion können beliebig viele E-Mail-Vorlagen zugewiesen werden. | Keine Automatisierungen. |
Erforderliche Berechtigungen
Die für Aktionen benötigten Berechtigungen können über Rollen oder individuell vergeben werden. Fehlen Ihnen bestimmte Rechte, sind die entsprechenden Funktionen in der Benutzeroberfläche ausgeblendet oder deaktiviert.
| Aktion | Benötigte Berechtigung | Pfad | Weitere Informationen |
|---|---|---|---|
| E-Mail-Vorlagen anzeigen | mailtemplates_read | / oder /<objectID> | |
| E-Mail-Vorlagen bearbeiten | mailtemplates_update | / |