Veranstaltungen
In OpenVLE bilden Veranstaltungen das organisatorische Gerüst für eine Umgebung.
Sie bündeln Umgebungsinhalte, Benutzergruppen und virtuelle Maschinen und sorgen dafür, dass Lern- oder Schulungsszenarien zeitlich, personell und technisch strukturiert ablaufen.
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Navigation:
Über das Hauptmenü: Veranstaltungen
Alternativ erreichbar über: Über Benutzer, Umgebungen oder virtuelle Maschinen verlinkt
Über das Hauptmenü: Veranstaltungen
Alternativ erreichbar über: Über Benutzer, Umgebungen oder virtuelle Maschinen verlinkt
Funktionen im Überblick
- Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Veranstaltungen
- Zuweisen von Umgebungen und Benutzergruppen
- Starten und Stoppen von Veranstaltungen (Deployment und Dekommissionierung)
- Verwalten von Laufzeiten und automatischer Beendigung
- Einsehen aktiver, geplanter und abgeschlossener Veranstaltungen
Wichtige Felder im Überblick
| Feldname | Beschreibung |
|---|---|
Beginn (Datum) | Startdatum der Veranstaltung. Ab diesem Zeitpunkt stehen die zugewiesenen Ressourcen zur Verfügung. |
Beginn (Zeit) | DeprecatedWird nicht mehr verwendet. |
Beschreibung | Freitextfeld zur Erläuterung des Zwecks oder Inhalts der Veranstaltung. Wird in Übersichten und Detailansichten angezeigt. |
Ende (Datum) | Enddatum der Veranstaltung. Wenn kein Enddatum gesetzt ist, läuft die Veranstaltung unbegrenzt. Nach Erreichen des Enddatums beginnt eine konfigurierbare Übergangszeit (siehe **Administration → Konfiguration**). Danach werden virtuelle Maschinen, Verbindungen und zugehörige Ressourcen automatisch gelöscht. |
Ende (Zeit) | DeprecatedWird nicht mehr verwendet. |
Kurzname | Kurzbezeichnung der Veranstaltung (4–8 Zeichen). Erlaubt sind Kleinbuchstaben, Zahlen, Unterstriche (_) und Bindestriche (-). Wird beim Deployment in die Namen der erstellten virtuellen Maschinen integriert. |
Name | Anzeigename der Veranstaltung. Wird in Listen, Dialogen und Verbindungsnamen angezeigt. Nach dem Ausrollen ist er Teil des Verbindungstitels in Apache Guacamole. |
Umgebung | Referenz auf die zugewiesene Umgebung. Diese Umgebung definiert die zu verwendenden Vorlagen, Anwendungen und Netzwerkeinstellungen für die Veranstaltung. |
Verschiedene Stati einer Veranstaltung
Jede Veranstaltung in OpenVLE durchläuft im Lebenszyklus mehrere Statusphasen.
Die folgende Übersicht beschreibt die möglichen Stati und deren Bedeutung:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Geplant | Wird beim Erstellen automatisch gesetzt. Eine Veranstaltung im Status Geplant wird automatisch X Tage vor dem Startdatum ausgerollt, sodass sie bereits vor Beginn bereitsteht. Die Anzahl der Tage ist in den Systemeinstellungen (System → Einstellungen) konfigurierbar und wird in der Detailansicht angezeigt. Eine manuelle Transition aus dem Status Geplant ist nicht möglich. |
| Deploying | Die Veranstaltung wird aktuell bereitgestellt („Deployment“). Während dieses Prozesses können keine Änderungen vorgenommen und keine Teilnehmenden hinzugefügt oder entfernt werden. Der aktuelle Fortschritt kann über die der Veranstaltung zugewiesenen Tasks eingesehen werden. Nach erfolgreichem Deployment wechselt der Status automatisch zu Aktiv. Tritt ein Fehler auf, wechselt er zu Fehler (Deployment). |
| Aktiv | Die Veranstaltung läuft und alle zugehörigen VMs und Verbindungen stehen zur Verfügung. Änderungen (z. B. Teilnehmende hinzufügen oder entfernen) sind in diesem Status möglich. Die Veranstaltung bleibt solange aktiv, bis das Enddatum erreicht ist (falls vorhanden) oder sie manuell beendet wird. |
| Fehler (Core) | Das Deployment konnte nicht gestartet werden, da eine grundlegende Voraussetzung nicht erfüllt war. Ein detaillierter Fehlerbericht wird in der Veranstaltungsansicht angezeigt. Von diesem Status aus kann ein erneuter Bereitstellungsversuch gestartet werden – die Veranstaltung wechselt dann erneut in den Status Deploying. Ein Löschen ist möglich. |
| Fehler (Deployment) | Das Deployment ist fehlgeschlagen. Ein detaillierter Fehlerbericht wird in der Veranstaltungsansicht angezeigt. Von diesem Status aus kann ein erneuter Bereitstellungsversuch gestartet werden – die Veranstaltung wechselt dann erneut in den Status Deploying. Ein Löschen ist nicht möglich. |
| Fehler (Archivierung) | Das Archivieren ist fehlgeschlagen. Ein detaillierter Fehlerbericht wird in der Veranstaltungsansicht angezeigt. Von diesem Status aus kann ein erneuter Archivierungsversuch gestartet werden – die Veranstaltung wechselt dann erneut in den Status Archiving. Ein Löschen ist nicht möglich. |
| Archiving | Nach Ablauf des Enddatums und der in den Systemeinstellungen konfigurierten Übergangszeit oder nach einem manuellen Beenden wird die Veranstaltung automatisch in diesen Status versetzt. Während des Archivierungsvorgangs werden alle zugehörigen VMs und Verbindungen gelöscht. Nach erfolgreichem Archivieren wechselt der Status automatisch zu Archiviert. Tritt ein Fehler auf, wechselt er zu Fehler (Archivierung). |
| Archiviert | Das Archiving wurde erfolgreich abgeschlossen. Alle Ressourcen wurden entfernt. Veranstaltungen in diesem Status können nicht mehr gestartet, aber gelöscht werden. |
| Inaktiv | Interner Zustand für deaktivierte oder manuell gestoppte Veranstaltungen. Dieser Status tritt selten auf und dient administrativen Zwecken. |
| Stopped | Temporärer Zustand, wenn eine Veranstaltung manuell gestoppt wurde. Die zugehörigen VMs sind in diesem Fall heruntergefahren und die Verbindungen deaktiviert. Die Veranstaltung kann bei Bedarf erneut aktiviert werden. |
Wichtige Hinweise
- Eine Veranstaltung kann nur in den Stati Geplant oder Archiviert gelöscht werden.
- Während der Stati Deploying oder Archiving sind keine Änderungen möglich.
- Die automatischen Überg änge (z. B. von Geplant → Deploying → Aktiv oder Aktiv → Archiving → Archiviert) werden durch Systemprozesse gesteuert und können nicht manuell ausgelöst werden.
- In den Systemeinstellungen unter System → Einstellungen können sowohl die Vorbereitungszeit (Pre-Deployment) als auch die Übergangszeit nach Ende konfiguriert werden.
💡 Tipp:
Wenn wiederholt ein Fehler im Status Deploying oder Archiving auftritt, prüfe die zugehörigen Tasks.
Dort findest du detaillierte Fehlermeldungen und Logs für die Ursache.
Statusübergänge im Überblick
Erstellen einer Veranstaltung
- Öffne im Hauptmenü den Bereich Veranstaltungen.
- Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Veranstaltung zu erstellen.
- Vergib einen Namen und eine Beschreibung.
- Wähle eine vorhandene Umgebung aus.
- Lege das Start- und optional das Enddatum der Veranstaltung fest.
- Speichere die Veranstaltung.
Die Veranstaltung wird nun im Status „Geplant” erstellt. - Füge anschließend Teilnehmende hinzu.
Beziehung zwischen Veranstaltung und VM-Vorlagen
Beim Erstellen einer Veranstaltung wird die gewählte Umgebung nur als Referenz gespeichert. Die direkte Beziehung zwischen der Veranstaltung und den VM-Vorlagen wird erst beim Ausrollen angelegt. Wird die Umgebung zwischen dem Erstellen und dem Ausrollen geändert, verwendet die Veranstaltung beim Deployment die aktuelle Version der Umgebung.
Bearbeiten einer Veranstaltung
- Öffne im Hauptmenü den Bereich Veranstaltungen.
- Suche in der Liste nach der gewünschten Veranstaltung.
- Klicke auf Bearbeiten, oder öffne das Kontextmenü der Veranstaltung und wähle Bearbeiten.
- Im Formular werden alle aktuellen Daten der Veranstaltung angezeigt.
- Passe die gewünschten Felder an – beispielsweise Name, Beschreibung oder Umgebung.
- Speichere die Änderungen.
warnung
Nur Veranstaltungen im Status „Geplant“ können bearbeitet werden.
Änderungen an Name, Beschreibung oder der zugewiesenen Umgebung sind in anderen Stati nicht mehr möglich.
Ausrollen einer Veranstaltung
- Öffne im Hauptmenü den Bereich Veranstaltungen.
- Suche in der Liste nach der gewünschten Veranstaltung.
- Klicke auf Ausrollen, oder öffne das Kontextmenü der Veranstaltung und wähle Ausrollen.
- Im Formular werden alle aktuellen Daten der Veranstaltung angezeigt.
- Bestätige das Ausrollen im angezeigten Dialog.
- Die Veranstaltung wechselt in den Status „Deploying“; die virtuellen Maschinen und Verbindungen werden erstellt.
Über den Fortschritt wird die Erstellerin bzw. der Ersteller der Veranstaltung per E-Mail benachrichtigt.
warnung
Nur Veranstaltungen im Status „Geplant“ können ausgerollt werden.
hinweis
Während des Status „Deploying“ sind keine Änderungen an der Veranstaltung möglich.
Nach erfolgreichem Abschluss wechselt der Status zu „Aktiv“.
Beenden einer Veranstaltung (Archivierung)
- Öffne im Hauptmenü den Bereich Veranstaltungen.
- Suche in der Liste nach der gewünschten Veranstaltung.
- Klicke auf Stoppen, oder öffne das Kontextmenü der Veranstaltung und wähle Stoppen.
- Im Formular werden alle aktuellen Daten der Veranstaltung angezeigt.
- Bestätige das Beenden im angezeigten Dialog.
- Die Veranstaltung wechselt in den Status „Archiving“; die virtuellen Maschinen und Verbindungen werden gelöscht.
Über den Fortschritt wird die Erstellerin bzw. der Ersteller der Veranstaltung per E-Mail benachrichtigt.
warnung
Nur Veranstaltungen im Status „Aktiv“ können beendet werden.
hinweis
Während des Status „Archiving“ sind keine Änderungen an der Veranstaltung möglich.
Nach erfolgreichem Abschluss wechselt der Status zu „Archiviert“.
Bulk-Aktionen
Bei aktiven Veranstaltungen stehen Bulk-Aktionen zur Verfügung, um Massenoperationen an allen VMs oder Verbindungen einer Veranstaltung gleichzeitig durchzuführen.
- Öffne im Hauptmenü den Bereich Veranstaltungen.
- Suche in der Liste nach der gewünschten Veranstaltung im Status „Aktiv".
- Öffne die Detailansicht der Veranstaltung.
- Klicke auf den Button Aktionen und wähle die gewünschte Bulk-Aktion aus.
- Bestätige die Aktion im angezeigten Dialog.
- Die Aktion wird auf alle betroffenen VMs bzw. Verbindungen der Veranstaltung gleichzeitig angewendet.
warnung
Nur Veranstaltungen im Status „Aktiv" unterstützen Bulk-Aktionen.
VM-Aktionen
Folgende Aktionen können auf alle virtuellen Maschinen einer Veranstaltung gleichzeitig angewendet werden:
- Alle VMs starten — Startet sämtliche VMs der Veranstaltung
- Alle VMs stoppen — Stoppt sämtliche VMs sofort (Hard Stop)
- Alle VMs herunterfahren — Fährt sämtliche VMs sauber über den Guest Agent herunter
- Alle VMs neustarten — Startet sämtliche VMs neu
- Alle VMs zurücksetzen — Führt einen Hard-Reset aller VMs durch
Verbindungs-Aktionen
Folgende Aktionen können auf alle Verbindungen einer Veranstaltung gleichzeitig angewendet werden:
- Alle Verbindungen erstellen — Erstellt alle Verbindungen der Veranstaltung neu
- Alle Verbindungen löschen — Löscht sämtliche Verbindungen der Veranstaltung
Löschen einer Veranstaltung
- Öffne im Hauptmenü den Bereich Veranstaltungen.
- Suche in der Liste nach der gewünschten Veranstaltung.
- Klicke auf Löschen, oder öffne das Kontextmenü der Veranstaltung und wähle Löschen.
- Bestätige den Löschvorgang im angezeigten Dialog.
- Die Veranstaltung wird daraufhin dauerhaft entfernt.
warnung
Nur Veranstaltungen im Status „Geplant“ oder „Archiviert“ können gelöscht werden.
Beispiel oder Anwendungsfall
Beispiel: Neue Schulungsveranstaltung bereitstellen
Eine Administratorin möchte eine Schulung mit einer Umgebung bereitstellen. Sie erstellt im Bereich Veranstaltungen den Eintrag „Linux Grundlagen – Herbstkurs“, legt Start- und Enddatum fest und wählt die Umgebung Einsteiger und Fortgeschrittene aus. Nach dem Speichern fügt sie alle Teilnehmenden hinzu und startet das Deployment. Dadurch werden automatisch alle zugehörigen virtuellen Maschinen und Verbindungen erstellt und konfiguriert.
Hinweise / Besonderheiten
- Eine Veranstaltung enthält genau eine Umgebung, diese kann jedoch mehrere VM-Vorlagen referenzieren.
- Änderungen an der zugewiesenen Umgebung (z. B. Hinzufügen oder Entfernen von VM-Vorlagen) betreffen geplante Veranstaltungen, da die direkte Beziehung zwischen Veranstaltung und VM-Vorlagen erst beim Ausrollen erstellt wird. Aktive Veranstaltungen bleiben davon unberührt.
- Beim Deployment werden für alle Teilnehmenden jeweils virtuelle Maschinen basierend auf den der Umgebung zugewiesenen VM-Vorlagen erstellt und konfiguriert.
Zusätzlich erhält jede teilnehmende Person individuelle Verbindungen auf Basis der Verbindungsvorlagen, die den jeweiligen VM-Vorlagen zugewiesen sind.
Teilnehmende mit der Rolle Lehrende erhalten darüber hinaus Verbindungen zu allen virtuellen Maschinen der Veranstaltung. - Über die Schaltfläche Stoppen können alle VMs der Veranstaltung beendet und entfernt werden.
- Die Erstellerin bzw. der Ersteller einer Veranstaltung erhält automatisch für alle erstellten virtuellen Maschinen und Verbindungen Vollzugriffsberechtigungen.
- Teilnehmende erhalten automatisch die Berechtigung „Lesen & VM-Steuerung“ auf ihre eigene virtuelle Maschine.
- Änderungen an einer laufenden Veranstaltung (z. B. das Hinzufügen oder Entfernen von Teilnehmenden) wirken sich unmittelbar aus.
- Veranstaltungen mit aktivem Deployment können nur von Benutzerinnen und Benutzern mit der Berechtigung (
events_actions_end) beendet werden. - Das Starten oder Stoppen einer Veranstaltung kann – abhängig von der Anzahl der VMs – einige Zeit in Anspruch nehmen.
Die Erstellerin oder der Ersteller erhält automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald das Deployment oder das Stoppen/Archivieren abgeschlossen ist oder ein Fehler aufgetreten ist. - Die Anzeige aktualisiert sich regelmäßig, solange der Bereich geöffnet ist.
Beziehungen zu anderen Objekten
Viele Objekte in OpenVLE stehen in Beziehung zu anderen Elementen innerhalb des Systems. Die folgende Übersicht zeigt, welche Verknüpfungen bestehen und ob diese bestimmte Automatisierungen auslösen.
| Objekt | Beschreibung | Automatisches Verhalten |
|---|---|---|
| Berechtigungen | Objektspezifische Berechtigungen können direkt am Objekt vergeben werden. | Automatisches Entfernen beim Löschen des Objekts. |
| Changelogs | Alle Änderungen am Objekt werden automatisch protokolliert. | Automatisches Entfernen beim Löschen des Objekts. |
| E-Mails | Einer Veranstaltung können beliebig viele gesendete E-Mails zugewiesen werden. | Keine Automatisierungen. |
| Tags | Objekte können mit beliebig vielen Tags versehen werden, um sie zu kategorisieren oder zu filtern. | Automatisches Entfernen beim Löschen des Objekts. |
| Tasks | Systeminterne Aufgaben, die bei Aktionen (z. B. Starten, Stoppen oder Klonen) automatisch erstellt und überwacht werden. | Automatische Erstellung bei bestimmten Prozessen oder Aktionen. |
| Teilnehmende (Benutzer) | Einer Veranstaltung können beliebig viele Teilnehmende zugewiesen werden. | Keine Automatisierungen. |
| Umgebungen | Jeder Veranstaltung ist genau eine Umgebung zugewiesen. | Keine Automatisierungen. |
| Verbindungen | Einer Veranstaltung können beliebig viele Verbindungen zugewiesen werden. | Beim Beenden der Veranstaltung werden alle zugehörigen Verbindungen automatisch gelöscht. |
| Virtuelle Maschinen (VMs) | Einer Veranstaltung können beliebig viele VMs zugewiesen werden. | Beim Beenden der Veranstaltung werden alle zugehörigen VMs automatisch gelöscht. |
| VM-Vorlagen | Einer Veranstaltung können beliebig viele VM-Vorlagen zugeordnet werden. | Keine Automatisierungen. |
Erforderliche Berechtigungen
Die für Aktionen benötigten Berechtigungen können über Rollen oder individuell vergeben werden. Fehlen Ihnen bestimmte Rechte, sind die entsprechenden Funktionen in der Benutzeroberfläche ausgeblendet oder deaktiviert.
| Aktion | Benötigte Berechtigung | Pfad | Weitere Informationen |
|---|---|---|---|
| Veranstaltungen anzeigen | events_read | / oder /<objectID> | |
| Veranstaltungen anlegen | events_create | / | |
| Veranstaltungen bearbeiten | events_update | / oder /<objectID> | |
| Veranstaltungen löschen | events_delete | / oder /<objectID> | |
| Veranstaltungen starten | events_actions_start | / oder /<objectID> | |
| Veranstaltungen beenden | events_actions_end | / oder /<objectID> | |
| Benutzer anzeigen | users_read | / oder /<objectID> | |
| Umgebungen anzeigen | courses_read | / oder /<objectID> |
info
Die Berechtigungen *_read, *_update und *_delete können auf einen bestimmten Pfad gesetzt werden, also auf die UUID eines Objekts.
Beispiel:
Wird als Pfad / verwendet, gilt die Berechtigung global für alle Objekte dieses Typs.
Für *_create-Berechtigungen ist nur der globale Pfad / zulässig.
Beispiel:
/4a3bc312-d1af-4b3f-b222-f5e9cecbf007 – So erhält der Benutzer nur Zugriff auf dieses eine Objekt.Wird als Pfad / verwendet, gilt die Berechtigung global für alle Objekte dieses Typs.
Für *_create-Berechtigungen ist nur der globale Pfad / zulässig.